Canal de denuncias: Eficaz medida de control en el ámbito del cumplimiento normativo
Los canales internos de denuncia están considerados como una de las herramientas de vigilancia y control más eficaces y eficientes en materia de lucha contra la corrupción y prevención de delitos.
Tenerlo implantado y poder demostrar su fácil acceso y correcto funcionamiento supone, además de la contribución a la generación de una cultura ética por parte de las compañías, la posible exención o atenuación de responsabilidad penal de la persona jurídica, por lo que se hace necesario su inclusión en cualquier sistema de Compliance o plan de prevención de riesgos penales.
Legislación. En la mayor parte de la abundante normativa, directrices y convenios internacionales existentes en el ámbito de cumplimiento normativo legal, se reconoce y recomienda, como medida del “debido control”, que la persona jurídica debe ejercer sobre administradores, empleados y terceros relacionados, con el fin de evitar responsabilidad penal y minimizar el riesgo de actuaciones irregulares, que pudieran cometerse en el desempeño de su actividad.
En el entorno internacional lo contemplan la mayoría de países desarrollados, destacando las influentes FCPA americana y la Británica Bribery Act, el programa anticorrupción de la OCDE para América Latina y Transparencia Internacional, así como diversos convenios internacionales contra la corrupción.
En España, además de lo establecido para las sociedades cotizadas, por el CODIGO DE BUEN GOBIERNO DE LA CNMV (“ Establecer y supervisar un mecanismo que permita a los empleados comunicar, de forma confidencial irregularidades de potencial trascendencia…”), la última reforma del Código Penal establece en su art. 31 bis, apartado 5, que los modelos de organización y gestión deberán cumplir los siguientes requisitos: “ 4º Impondrán la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.”
La NORMA ISO 19600 lo menciona expresamente como herramienta fundamental de comunicación de malas prácticas en sus cláusulas 9.1.3 (“la organización deberá establecer, implantar, evaluar y mantener procedimientos para buscar y recibir opiniones de una serie de fuentes… incluyendo empleados, a través de canales de denuncias…”) y 10.1.2 (“…un sistema de gestión de Compliance eficaz debería incluir un mecanismo para que los empleados de la organización y/u otras personas informen sobre malas prácticas reales o sospechosas, o sobre violaciones de las obligaciones de Compliance de la organización, de forma confidencial y si temor a represalias”.
Beneficios de su implantación. Son muchas las ventajas que aporta el tener implementado un canal ético, como incrementar la confianza de empleados y grupos de interés, cumplir con la normativa en materia de prevención de delitos o detección temprana de irregularidades. Pero, sobre todo, disponer de un canal de denuncias, supone un beneficio incuestionable en tres aspectos fundamentales:
Genera una cultura ética tanto dentro de la compañía como de cara a la sociedad, en términos de reputación.
Contribuirá, en caso de comisión de un delito en el seno de la empresa, a la exención o atenuación de la responsabilidad penal de la persona jurídica.
Permite a la organización conocer (y por tanto poder reaccionar) información sensible que pueda afectar al correcto funcionamiento y reputación de la compañía, antes de que se haga pública, pudiendo esta tomar las medidas oportunas, con el fin de mitigar sus efectos adversos.
Requisitos. Para que un canal de denuncias sea efectivo debe cumplir, al menos, con los siguientes requisitos:
Exhaustiva conformidad con normativa de protección de datos y leyes vigentes.
Seguridad de alto nivel en el tratamiento de los datos.
Garantías de confidencialidad y no represalias para el denunciante.
Fácil acceso y utilización para el usuario.
Generación de evidencias de su correcto funcionamiento para potencial exención de RPPJ.
Gestión externa. Las mencionadas virtudes de los canales éticos, se verán incrementadas si se gestiona de forma externa, potenciando aspectos clave como la independencia, confidencialidad, confianza en el denunciante y correcto tratamiento de la información por expertos independientes.
Así lo señalan, entre otros, la Fiscalía General del Estado en su Circular 1/2016: En cuanto a las medidas de vigilancia y control, incluyendo expresamente los canales de denuncia: “ muchas de ellas resultarán mas eficaces cuanto mayor sea su nivel de externalización, como ocurre por ejemplo con la formación de directivos y empleados o con los canales de denuncias, mas utilizados y efectivos cuando son gestionados por una empresa externa, que puede garantizar mayores niveles de independencia y confidencialidad”.
Carmen Sanz.
Responsable de desarrollo de negocio.
canaldenuncias.com
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