¿Se puede acceder al correo electrónico de un trabajador despedido?
Cuando un trabajador es despedido en la empresa nos surgen una serie de cuestiones y preguntas respecto al acceso a la información que gestionaba dicho trabajador en nombre de la empresa….
¿puedo acceder a los correos electrónicos que envió y recibió desde su ordenador?
¿puedo acceder a los archivos que almacenó en la gestión de su trabajo?
¿puede acceder la persona que le sustituye a las carpetas e información que gestionaba?
¿qué debo de hacer con su cuenta de correo electrónico creada?
Vamos a intentar responder a estas cuestiones que nos surgen en el día a día de la empresa y esclarecer en la medida de lo posible dichos accesos a la información del trabajador.
El acceso a la información del trabajador y en concreto el acceso al correo electrónico del trabajador es un asunto bastante controvertido, ya que parece que los propios tribunales se contradicen entre sí (Sala de los Social y Sala de lo Penal del Tribunal Supremo).
La Sala de lo Social del Tribunal Supremo en su sentencia de 26 de septiembre y 6 de octubre de 2011 establece que cuando la comunicación es el objeto mismo de la prestación laboral y se ha prohibido su uso para fines personales, el empresario está facultado para acceder a la información de sus trabajadores sin su consentimiento y sin necesidad de demandar la correspondiente autorización judicial, pues la actuación del trabajador se encuentra en el ámbito empresarial y no personal, y por tanto no cuenta con ninguna expectativa de confidencialidad. Así se confirma por la Sentencia del Tribunal Constitucional 170/2013 que establece que el secreto de las comunicaciones no queda vulnerado si existe una prohibición expresa previa del uso privado o personal de la cuenta de correo electrónico corporativo facilitada al empleado. Dicha necesidad de información previa se deduce también de la reciente sentencia de la Gran Sala del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de Estrasburgo que el pasado 5 de septiembre de 2017, en la que se concede el amparo a un trabajador por el acceso sin previo aviso de la empresa al correo electrónico del trabajador.
Por otro lado la Sala de lo Penal del tribunal Supremo 2844/2014 establece que en el caso de los correos electrónicos del trabajador sin abrir, rige el secreto de las comunicaciones del art. 18.3 de la Constitución Española, no así respecto de aquellos correos ya leídos o abiertos, los cuales efectivamente rige lo establecido por la Sala de los Social, es decir, podrán monitorizarse y controlar su contenido siempre y cuando se haya prohibido el uso de los mismos para cuestiones personales y se haya informado de la posibilidad de monitorización y control a través de normativa interna en la empresa.
Por tanto, respondiendo a las preguntas antes comentadas la empresa podrá acceder a aquella información del trabajador que se encuentre en el ámbito empresarial y no personal, siempre y cuando:
- Se establezca internamente y se regule el uso de los medios tecnológicos.
- Se informe previamente que existe un control empresarial de dichos medios.
- Se prohíba expresamente el uso para fines personales.
- La medida de control es proporcional (idónea, necesaria y proporcional, es decir no existe otra medida menos invasiva para dicho control).
Estas medidas garantizarán al empresario la posibilidad de control, y por tanto que no exista en la empresa una expectativa de confidencialidad sobre dicha información por parte de los trabajadores.
Sin embargo, todavía nos surgen determinadas preguntas:
¿pero qué ocurre con el correo electrónico del trabajador despedido?
¿debo de eliminar la cuenta?
¿puedo revisar los correos que le envían tras el despido?
La normativa de protección de datos establece que el dato de carácter personal (la cuenta de correo electrónico es un dato de carácter personal) debe ser cancelado cuando deje de ser útil para la finalidad en la que se recabó. La cancelación conforme al art. 5 b) del Reglamento desarrollo de la LOPD implica
el bloqueo de los datos, consistente en la identificación y reserva de los mismos con el fin de impedir su tratamiento excepto para su puesta a disposición de las Administraciones públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento y sólo durante el plazo de prescripción de dichas responsabilidades. Transcurrido ese plazo deberá procederse a la supresión de los datos.
Esto significa, que si el dato personal deja de ser útil para la finalidad en la que fue recabado (despido o baja voluntaria), deberá ser bloqueado por la empresa. En estos casos, conforme a la normativa de protección de datos el correo electrónico debería ser cancelado, o bloqueado, es decir sólo se puede tratar el mismo para ponerlo a disposición de jueces y autoridades por la posible responsabilidad de la empresa surgida con el ex trabajador.
En estos supuestos lo que normalmente suele hacer la empresa, es incluir un mensaje de respuesta automático programado por un tiempo prudencial para dicha cuenta de correo electrónico. De esta manera, cuando se produce el envío de correos electrónicos a la dirección de correo electrónico del ex trabajador se indica con un correo automático de respuesta que la dirección de correo electrónico ha causado baja en la empresa y que la nueva dirección de correo electrónico con la que se deben de poner en contacto es aquella identificada como la persona o departamento que le sustituye.
Sin embargo, pueden existir determinados supuestos excepcionales (puestos de relevancia estratégica para la empresa o despidos conflictivos), en los que la empresa necesita saber por cuestiones de negocio o empresariales si ha existido dicha comunicación de clientes o terceros con el ex trabajador, y por tanto lo que se suele realizar en estos casaos es, además de incluir el mensaje de respuesta automática, redirigir el correo electrónico que recibía el ex trabajador a otra cuenta de correo (generalmente el responsable de departamento o superior jerárquico). En estos casos excepcionales, entendemos que los correos electrónicos recibidos en ningún caso podrán ser abiertos, ya que conforme a la Sala Penal del Tribunal Supremo se estaría infringiendo el derecho fundamental al secreto de las comunicaciones. Además, conforme a la normativa de protección de datos, los mismos deberían ser bloqueados y puestos a disposición de las autoridades en atención a las distintas responsabilidades que pudieran surgir del tratamiento. Por tanto, dichos correos recibidos y no abiertos, deberán en todo caso ser bloqueados y únicamente permitir el acceso a los mismos a los jueces, tribunales y autoridades administrativas, ya que el acceso a los mismos podría ser constitutivo de un delito del art. 197 del Código Penal con condenas de prisión de 1 a 4 años y multa de 12 a 24 meses.
Fernando Maria Ramos Suarez
Socio director DPO & IT LAW
